1 PRESENTATION

Le programme CONV2BIBLIO.exe est un utilitaire GRATUIT pour windows 32bits, permettant la conversion de notices de documents aux formats CSV, UNIMARC, MARC21, USMARC, MARC format texte de la Bibliothèque du Luxembourg ( http://www.bnl.lu  sauvegarder les notices sélectionnée sur le site en format MARC), ou INTERMARC format texte de la Bibliothèque du France  ( http://www.bnf.fr  sauvegarder les notices sélectionnée sur le site en format INTERMARC texte) pour les importer dans une base de donnée du programme BIBLIOTHEQUE.exe. La bibliothèque doit exister.

Le programme CONV2BIBLIO.exe permet aussi de convertir les notices en importation en format UNIMARC.

Le programme CONV2BIBLIO.exe crée ou remplace les notices de la base de donnée courante par celle du fichier qu'il doit parcourir, au numéro d'index qu'il trouve dans le fichier, ou qu'il crée séquentiellement, ou encore à votre demande.

Le résultat n'est pas garanti, vous devez donc sauvegarder les données de la bibliothèque (« Gestion des Fichiers » du programme BIBLIOTHEQUE) que vous allez modifier.

 

2 MODE OPERATOIRE

Une base de donnée du programme BIBLIOTHEQUE doit être accessible par le programme CONV2BIBLIO ainsi que le fichier des notices que vous voulez importer.

1. Depuis l'explorateur de windows lancer le programme CONV2BIBLIO en double-cliquant sur le nom du programme.



2.  Sélectionner le format du fichier que vous allez importer « Type de conversion »
3. Saisissez le nom de la Bibliothèque dans la zone désignée puis cliquez sur le bouton [Valider].
4. Placer la fenêtre du programme CONV2BIBLIO de manière à l'éloigner de la fenêtre de l'explorateur de windows.
   Depuis cette dernière, sélectionner le fichier à importer en cliquant sur son nom, puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris appuyé, glisser le nom du fichier sélectionné dans la fenêtre du programme CONV2BIBLIO. Vous pouvez alors relâcher le bouton de la souris.
5. Vous pouvez alors éventuellement sélectionner le type de traitement pour les index des notices importées. L'index est la position de la notice dans le fichier de la bibliothèque (extension .BIB) et doit correspondre à votre index comptable habituellement indiqué sur le document. 3 choix sont possibles:

(a)  L'index du fichier d'importation est correct, vous souhaitez le conserver, dans ce cas sélectionner l'option « Index suivant importation ».

(b) Vous souhaitez préciser le numéro d'index de chaque notice (ce qui vous permettra aussi de préciser la date d'acquisition du document et la cote).
Vous n'avez rien à préciser, c'est l'option par défaut.

(c) Vous souhaitez que l'importation des notices s'effectue automatiquement à partir d'un numéro d'index. Vous devez saisir le numéro d'index de départ (le numéro d'index qui sera attribué à la première notice contenue dans le fichier d'importation, les numéros suivant étant incrémentiels) dans la zone « Index auto à partir de: »

6. Pour les fichiers CSV voir le §2.2
7. Quand tout est paramétré (nom de la bibliothèque, nom du fichier d'importation connus et type de traitement des index), il suffit de cliquer sur le bouton [VALIDER LA CONVERSION] pour lancer le traitement qui s'effectue automatiquement (options (a) ou (c) ci-dessus) ou suivant vos données pour chaque notice (option (b) ci-dessus voir §2.1). Le logiciel CONV2BIBLIO intègre les notices des documents de votre fichier d'importation dans le fichier de bibliothèque que vous avez préalablement sélectionné.

2.1 Sélection manuelle du numéro d'Index de notice

Ce mode de fonctionnement n'est possible que si vous n'avez sélectionné aucun choix particulier pour le traitement de l'index des notices d'importation (paragraphe 2 item 5).

Pour chaque notice du fichier d'importation, le logiciel affiche les informations « minimum » pour la notice en importation et il vous propose:

de saisir la date d'acquisition du document (date comptable),

de créer ou modifier la cote,

de copier ou modifier le numéro d'index de la notice courante,

de ne pas traiter la notice courante,

d'abandonner le traitement d'importation (fermeture de la fenêtre courante).

Vous devez valider l'importation de la notice avec le bouton [VALIDATION]. Si le numéro d'index est nul (zone « Index » vide) ou est à Ø, la notice courante ne sera pas traitée.

Si le numéro d'index est valide, la notice sera placée dans le fichier à l'emplacement indiqué par le numéro d'index.

2.2 Mode opératoire complémentaire pour les fichiers CSV

Suite du paragraphe 1 dans le cas de l'importation d'un fichier CSV.

7. Vous devez alors préciser au logiciel l'emplacement de vos données dans le fichier CSV relativement à l'ordonnancement des informations du fichier des notices de documents du programme BIBLIOTHEQUE.
   Sur la liste, à gauche de la fenêtre, vous devez sélectionner le nom en rapport d'une colonne de votre fichier CSV, suite à quoi, vous devez donner le numéro d'ordre de cette colonne du fichier CSV.
   Il faut ainsi indiquer au programme CONV2BIBLIO le rôle des colonnes de votre fichier CSV.
   La colonne « Titre » est obligatoire.

8. Vous devez aussi sélectionner le séparateur de colonnes de votre fichier CSV.
9.  Quand vous avez tout paramétré, il suffit de cliquer sur le bouton [VALIDER LA CONVERSION] pour que le logiciel CONV2BIBLIO intègre les notices des documents de votre fichier CSV dans le fichier de bibliothèque que vous avez préalablement sélectionné, suivant le choix effectué pour l'index du document, voir le paragraphe 2.2

Il reste alors à lancer le programme BIBLIOTHEQUE pour vérifier les données converties et éventuellement les modifier.

Télécharger le programme CONV2BIBLIO.exe
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